GDPR
PRIVACYVERKLARING
Fun Skills vzw hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens en de eerbiediging van uw privacy.
In deze privacyverklaring geven wij heldere en transparante informatie over welke gegevens wij verzamelen, hoe wij hiermee omgaan en welke rechten u heeft. Fun Skills vzw houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (Verordening EU 2016/679, beter bekend als GDPR of AVG).
Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:
Uw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt (beschreven in deze verklaring);
De verwerking beperken tot enkel die gegevens die minimaal nodig zijn voor de betreffende doeleinden;
Om uw uitdrukkelijke (of ouderlijke) toestemming vragen wanneer deze nodig is voor de verwerking van persoonsgegevens;
Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen om de beveiliging van uw persoonsgegevens te waarborgen;
Geen persoonsgegevens doorgeven aan derde partijen, tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
Op de hoogte zijn van uw rechten omtrent uw persoonsgegevens, u hierop willen wijzen en deze respecteren.
Als Vereniging Zonder Winstoogmerk (vzw) zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens. Indien u na het doornemen van onze
Fun Skills vzw
Brugstraat 57
3370 Boutersem
KBO / Ondernemingsnummer: 0726692425
E-mail: info@funskills.be
Aan wie is deze privacyverklaring gericht?
Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten (en hun wettelijke vertegenwoordigers/ouders), personen die belangstelling tonen voor onze activiteiten of diensten, vrijwilligers, personeel, klanten en leveranciers.
Waarom verwerken wij welke persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden door Fun Skills vzw verwerkt voor de volgende doeleinden en op basis van de vermelde juridische gronden:
Leden- en bestuurdersadministratie (Algemene Vergadering & Raad van Bestuur): Administratie en communicatie (Gerechtvaardigd belang / Wettelijke verplichting).
Organisatie en administratie van deelnemers: Inschrijvingen, opvolging en begeleiding van activiteiten en kampen (Uitvoering van de overeenkomst).
Verzekering van deelnemers, vrijwilligers en personeel: Afsluiten en beheren van polisdekkingen (Uitvoering van de overeenkomst / Gerechtvaardigd belang).
Financiële administratie: Registratie en verwerking van betalingen en facturatie (Wettelijke fiscale verplichting).
Informatieve communicatie omtrent activiteiten: Praktische informatie sturen aan deelnemers (Uitvoering van de overeenkomst).
Promotionele communicatie (Direct Marketing):
Informeren over gelijkaardige toekomstige activiteiten aan bestaande deelnemers (Gerechtvaardigd belang / Klantenrelatie).
Nieuwsbrieven of promotie voor andere activiteiten aan niet-deelnemers (Toestemming).
Personeels- en vrijwilligersadministratie: Contractuele opvolging en communicatie (Uitvoering van de overeenkomst).
Voor de bovenstaande doeleinden kunnen wij de volgende persoonsgegevens van u (of uw kind) vragen en verwerken:
Identificatie- en contactgegevens: Voornaam, achternaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer.
Persoonlijke kenmerken: Geboortedatum, leeftijd, geslacht, nationaliteit, geboorteplaats.
Officieel identificatienummer: Rijksregisternummer (enkel indien wettelijk of administratief noodzakelijk, zoals voor fiscale attesten of verzekeringen).
Financiële gegevens: Bankrekeningnummer en betalingshistoriek.
Gegevens van minderjarigen
Wij verwerken uitsluitend persoonsgegevens van minderjarigen (jonger dan 16 jaar) indien hiervoor expliciete schriftelijke of digitale toestemming is gegeven door de ouder of wettelijke vertegenwoordiger via het inschrijvingsformulier.
Medische gegevens (Bijzondere categorieën van persoonsgegevens)
Voor de veiligheid en het welzijn van de deelnemers tijdens onze activiteiten (zoals kampen en sportdagen) kunnen wij medische gegevens en/of dieetwensen verzamelen (bijv. allergieën, medicijngebruik, medische fiches).
Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt op basis van uw uitdrukkelijke toestemming, gegeven bij de inschrijving.
Deze gegevens zijn enkel toegankelijk voor de specifieke begeleiders/monitoren die belast zijn met de zorg voor de betreffende deelnemer.
Deze gegevens worden niet langer bewaard dan strikt noodzakelijk voor de duur van de specifieke activiteit.
Beeldmateriaal (Foto's en Video's)
Tijdens onze activiteiten kunnen er sfeerfoto's of video-opnames gemaakt worden.
Sfeerfoto's (algemene overzichtsfoto's waarop individuele personen niet centraal staan) kunnen gebruikt worden voor onze website, sociale media of drukwerk op basis van ons gerechtvaardigd belang om onze werking te tonen.
Voor gerichte foto's/video's (waarop een deelnemer duidelijk herkenbaar en centraal in beeld staat) vragen wij vooraf expliciete toestemming bij de inschrijving. U kunt deze toestemming op elk moment weer intrekken.
Verstrekking van gegevens aan derden
De gegevens die u aan ons verstrekt, kunnen wij aan derde partijen doorgeven indien dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden.
Wij maken gebruik van externe dienstverleners (verwerkers) voor:
Het opslaan en beheren van gegevens in de Cloud (bijv. via een ledenadministratiesysteem zoals Assist);
Onze IT-infrastructuur, webhosting en e-mailvoorzieningen;
De financiële administratie en boekhouding (extern boekhoudkantoor);
Het verzekeren van leden, deelnemers en vrijwilligers (via federaties, koepelorganisaties of verzekeringsmakelaars);
Het verzenden van nieuwsbrieven en elektronische communicatie (bijv. Mailchimp).
Met al deze verwerkers hebben wij de nodige verwerkersovereenkomsten gesloten om de beveiliging en vertrouwelijkheid van uw persoonsgegevens te waarborgen.
Verder delen wij gegevens enkel met externe partijen wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, of wanneer u ons hiervoor schriftelijk toestemming heeft gegeven. Wij verkopen, verhuren of doorschakelen uw persoonsgegevens nooit aan derden voor commerciële doeleinden.
Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan partijen die gevestigd zijn buiten de Europese Economische Ruimte (EER), tenzij deze partijen voldoen aan de strengste Europese privacyvoorwaarden (zoals het EU-US Data Privacy Framework).
Bewaartermijn van de gegevens
Fun Skills vzw bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het realiseren van het doel waarvoor deze zijn verstrekt, dan wel op grond van de wet is vereist:
Administratie van deelnemers & activiteiten: Bewaard tot maximaal 5 jaar na de laatste deelname aan een activiteit.
Financiële- en boekhoudkundige documenten (betalingen, facturen): Wettelijke bewaartermijn van 10 jaar.
Leden- en bestuurdersadministratie: Bewaard gedurende de duur van het lidmaatschap/bestuursmandaat en tot 5 jaar daarna (of conform wettelijke publicatieverplichtingen).
Medische gegevens (medische fiches): Bewaard uitsluitend voor de duur van de specifieke activiteit/het kamp waarna deze veilig vernietigd worden.
Personeels- en vrijwilligersdossiers: Bewaard gedurende de samenwerking en tot maximaal 5 jaar daarna (of conform sociale wetgeving).
Beveiliging van de gegevens
Wij hebben passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige toegang, verlies, wijziging of openbaarmaking:
Alle personen die namens Fun Skills vzw van uw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan een geheimhoudingsplicht.
Onze medewerkers en vrijwilligers zijn geïnformeerd over het belang van privacy en gegevensbescherming.
Toegang tot persoonsgegevens wordt enkel verleend aan medewerkers voor zover zij deze nodig hebben voor de uitvoering van hun taken.
Wij hanteren een strikt gebruikersnaam- en wachtwoordbeleid op al onze systemen.
Onze IT-systemen zijn beveiligd met firewalls, up-to-date virusscanners en beveiligde verbindingen (SSL/HTTPS op de website).
Cookies op onze website
Onze website maakt voornamelijk gebruik van functionele en technische cookies die noodzakelijk zijn voor het correct laten functioneren van de website en het vergemakkelijken van uw gebruikservaring (zoals het onthouden van formulieren).
Indien er in de toekomst gebruik wordt gemaakt van analytische of trackingcookies (zoals Google Analytics of social media pixels), zal hiervoor via een cookiebanner op de website expliciete toestemming worden gevraagd waarna u uw voorkeuren kunt beheren.
Uw rechten omtrent uw gegevens
U heeft diverse rechten met betrekking tot de verwerking van uw persoonsgegevens:
Recht op inzage en kopie: U heeft het recht om de gegevens die wij over u bewaren in te zien.
Recht op rectificatie: U heeft het recht om onjuiste of onvolledige gegevens te laten aanpassen.
Recht op gegevenswissing ('recht op vergetelheid'): U kunt vragen om uw gegevens te wissen, mits dit niet in strijd is met wettelijke bewaartermijnen (zoals boekhouding).
Recht op beperking van de verwerking: U kunt vragen om de verwerking van uw gegevens tijdelijk stil te zetten.
Recht van bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op grond van een gerechtvaardigd belang, of tegen het gebruik van uw gegevens voor direct marketing.
Recht op overdraagbaarheid (dataportabiliteit): U kunt vragen om de gegevens die u ons verstrekt heeft, over te dragen aan uzelf of een andere organisatie.
Recht op intrekking van toestemming: Voor verwerkingen gebaseerd op toestemming (zoals gerichte foto's of medische fiches) kunt u uw toestemming op elk moment intrekken.
U kunt uw rechten uitoefenen door contact met ons op te nemen via info@funskills.be. Om uw identiteit te verifiëren, kunnen wij u in specifieke gevallen vragen om aanvullende informatie te verstrekken.
Klachten
Mocht u een klacht hebben over de verwerking van uw persoonsgegevens of de uitoefening van uw rechten, dan vragen wij u direct contact met ons op te nemen.
U heeft ook steeds het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit op het gebied van privacybescherming:
Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
Wijzigingen aan onze privacyverklaring
Fun Skills vzw behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring op elk moment aan te passen. Belangrijke wijzigingen zullen bekend worden gemaakt via onze website.
Deze privacyverklaring is voor het laatst gewijzigd op 21 oktober 2026.